Ekibe yeni kişi almak

Bir kişiyi hangi panolara, hangi yetkiyle ve hangi bildirimlerle katmak.

Yeni kişi geldiğinde iki iş vardır: hesabı açmak ve doğru panolara doğru yetkiyle sokmak. Yönetici bunu tek pencerede yapar (v1.108.0): hesabı açar, panoları ve grupları seçer, kişiye parolasını kendisinin belirleyeceği bir bağlantı gider. Ekip büyüdükçe pano erişimini kişi kişi değil GRUP üzerinden yönetmek kalıcı çözümdür.

Bir kez kurulur

1Ayarlar > Gruplar altında ekibi yansıtan grupları oluştur: "Ürün Ekibi", "QA", "Kalite".
2Her panoya kişi yerine ilgili grubu ekle ve rolünü ver. Gruplar da birden çok rol taşıyabilir.
3Grubun bahsetme adı adından türer ("Ürün Ekibi" için @urun-ekibi); yorumda @ yazınca kişilerin yanında gruplar da önerilir.
4Hesapları yalnız yöneticiler açsın istiyorsan süper yönetici Ayarlar > Kullanıcılar’daki "Kendi kendine kayıt" bölümünde "Giriş ekranından kayda izin ver"i kapatır. Kapalıyken giriş ekranında "Kayıt ol" bağlantısı görünmez ve kayıt isteği sunucuda reddedilir; pano davet bağlantısıyla gelen kişi yine hesap açabilir. Ayar hiç değiştirilmediyse kayıt açıktır.

Her yeni kişide

1Ayarlar > Kullanıcılar’da (Çalışma alanı grubu) Üyeler başlığının yanındaki "Kullanıcı oluştur"a bas; düğmeyi çalışma alanı yöneticisi ve süper yönetici görür. Ad soyad ve E-posta zorunludur; Kullanıcı adı boş bırakılırsa addan türetilir, Unvan isteğe bağlıdır. "Arayüz ve e-posta dili"nde Türkçe ya da English seç: davet e-postası ve kişinin arayüzü bu dilde açılır.
2"Çalışma alanı rolü" çoğu kişi için Üye kalır. Yönetici seçeneğini yalnız süper yönetici görür ve verebilir.
3"Panolar" altında "Pano ekle…" ile panoları seç ve her satırda o panodaki rolü belirle (Geliştirici seçili gelir). Yalnız "Üye ve rol yönetimi" yetkin olan panolar eklenebilir, süper yönetici her panoyu ekler; arşivlenmiş ve şablon yapılmış panolar listede yoktur, tek seferde en çok 50 pano seçilir.
4"Kullanıcı grupları" altında kişinin gruplarını işaretle. Gruba bağlı panolara erişim bu üyelikle kendiliğinden gelir; kişi sonradan gruptan çıkınca erişim de gider, bu yüzden pano seçmek yerine grup işaretlemek çoğu zaman daha iyidir.
5"Oluştur ve davet gönder"e bas. E-posta yapılandırılmışsa "Davet … adresine gönderildi" yazar. Değilse (ya da e-posta kuyruğa yazılamadıysa) "Davet bağlantısı" penceresi açılır: bağlantıyı "Kopyala" ile al ve kişiye kendin ilet; pencere kapanınca bağlantı bir daha gösterilmez. Hesap oluşturulduğu anda lisanstaki bir kullanıcı yerini tutar; kullanıcı sınırı doluysa oluşturulamaz.
6Kişi bağlantıyı açınca "Parolanızı belirleyin" sayfası çıkar. En az 8 karakterlik parolayı iki kez yazıp "Parolayı belirle ve giriş yap"a basar: hesap etkinleşir, e-postası doğrulanmış sayılır ve kişi seçilen panolar ve gruplarla giriş yapmış olur. Bağlantı tek kullanımlıktır ve 72 saat geçerlidir. Parolayı yönetici ne görür ne belirler. Parolasını belirlemeden kişi giriş yapamaz, parola sıfırlama bağlantısı da isteyemez.
7Bekleyen hesap listede "Davet bekliyor" rozetiyle, süresi dolunca "Davetin süresi doldu" rozetiyle görünür; rozetin üzerine gelince gönderilme ve son geçerlilik zamanı yazar. "Daveti yeniden gönder" yeni bir 72 saatlik bağlantı üretir ve eskisini geçersiz kılar. "Daveti iptal et" bağlantıyı geçersiz kılar ve hesabı devre dışı bırakır, böylece kullanıcı yeri boşalır. Oluşturma, yeniden gönderme, iptal ve parolanın belirlenmesi Çalışma Alanı Denetim Kaydı’na yazılır.
8Yalnız bir panoya gruptan farklı bir yetkiyle girmesi gerekiyorsa Pano Ayarları > Üyeler > Gruplar’da grup satırını aç ve kişinin yanındaki rol seçiciden ona özel rol ver: bu rol grubun rolünün yerine geçer, yetkiyi daraltabilir de genişletebilir de; "Grubun rolüne döndür" kaldırır. Kişiyi o panoya ayrıca doğrudan üye olarak eklersen roller birleşir ve GENİŞ olan yetki geçerlidir. Yönetici rolünü yalnız o panoda Yönetici olan verebilir (v1.108.1). Çalışma alanı yöneticisi de bu kurala tabidir: panoya Görüntüleyen olarak eklenen yönetici o panoda görev düzenleyemez.
9Kişi ilk girişte kendi ayarlarını yapar: Ayarlar > Hesap’tan avatarı, Tercihler’den girişte açılan sayfa, arayüz dili, tema ve saat dilimi (tarayıcıdan kendiliğinden alınır, "Otomatik" yazar), Bildirimler’den bildirim tercihleri. Bildirim e-postaları seçtiği dilde ve kendi saat dilimiyle gider.

Kullanıcı oluştur: çalışma alanı rolü, pano rolleri ve gruplar tek pencerede

Başka yol: pano davet bağlantısı. Kişiyi Pano Ayarları > Üyeler’deki "Üye ya da grup ekle" penceresinden davet bağlantısıyla da çağırabilirsin; kişi hesabını kendisi açar ve bu yol kendi kendine kayıt kapalıyken de çalışır. E-posta yapılandırılmışsa davet e-postayla gider ve dilini gönderirken seçersin; değilse bağlantı ekranda gösterilir. E-postasını doğrulamamış kişiler Ayarlar > Kullanıcılar listesinde "doğrulanmadı" rozetiyle görünür, "Doğrulama e-postası gönder" onun adına yeniden gönderir. Aynı listedeki Etkinlik filtresinde "Hiç giriş yapmadı" ve "Yalnız e-postasını doğrulamayanlar" seçenekleri vardır.

Ayrılırken

Kişiyi gruptan çıkarmak, o grup üzerinden gelen tüm pano erişimlerini birlikte kaldırır. Erişimi kalmayan kişi o panonun görevlerinden, izleyici listesinde dursa bile, bildirim almaz (v1.108.1). Panonun yönetimini yalnız bir grup sağlıyorsa o grup kaldırılamaz; önce başka bir yönetici atanmalıdır. Grup ekleme, çıkarma ve rol değişiklikleri denetim kaydına yazılır.

Neden yönetici açıyor: parola kimsenin elinden geçmez, bağlantı tek kullanımlık ve süreli olduğu için sızsa bile kısa ömürlüdür, kişi ilk girişte işine başlayabileceği panoları hazır bulur. Kendi kendine kayıt kapalıyken hesap yalnız bu iki yoldan açılır: yöneticinin "Kullanıcı oluştur"u ya da bir pano davet bağlantısı.

İlgili sayfalar: Roller & izinler, Bildirimler & Gelen Kutusu, Hızlı başlangıç.